Bristfälliga upphandlingar kostar samhället miljarder

Bristfälliga upphandlingar och undermåliga uppföljningar kostar samhället stora summor varje år. Dessutom blir kvaliteten i verksamheten sämre än den annars skulle ha varit. Men kanske har forskare på VTI en del av lösningen.

VTI har en stark forskningstradition av att granska och analysera upphandlingar i transportsektorn. Ivan Ridderstedt, som är den som senast disputerade inom området, har redan hunnit arbeta nästan tio år med frågan.

Redan under grundutbildningen inriktade han sig mot organisations- och styrningsfrågor men intresset för transportområdet väcktes mest av en slump under masterutbildningen på KTH, när en kurskamrat bad om hjälp med en analys av Trafikverket. Kurskamraten skulle granska indikatorerna i myndighetens årsredovisningar och behövde stöd av någon som var riktigt duktig på statistik. Utöver att bistå i den analysen kunde Ivan Ridderstedt senare använda materialet i sin egen masteruppsats.

– Efter examen sökte jag mig medvetet till VTI. För den som är intresserad av upphandlingar finns många bra case inom transportsektorn, till exempel underhåll av infrastruktur och kollektivtrafik. Det är omfattande, ganska standardiserade upphandlingar med stora mängder data som passar för kvantitativa analyser.

– I grund och botten handlar det om att begränsade offentliga medel ska används på bästa sätt, säger Ivan Ridderstedt.

Och det är på den punkten det brister. Ett återkommande problem som VTI-ekonomerna pekat på är avsaknaden av systematisk uppföljning. Varor och tjänster köps in, men utvärderas och granskas sällan ordentligt i efterhand. Nya upphandlingsmetoder, krav och incitament sjösätts utan strategier för att utvärdera effekten av förändringen.

Bristerna gäller oavsett om upphandlingarna görs av Trafikverket, regionala kollektivtrafikmyndigheter eller kommuner – ja, Ivan Ridderstedt ser det som ett strukturellt problem i hela den offentliga sektorn.
I hela samhället uppgår de offentliga upphandlingarna grovt räknat till 15 procent av BNP eller cirka 900 miljarder kronor årligen. En effektivisering på en procent innebär besparingar på flera miljarder.

– Sen rör det sig inte bara om kronor och ören. Det handlar också om att få valuta för pengarna och så bra kvalitet i verksamheten som möjligt. Flera studier visar att det kan vara ganska stora skillnader mellan vad som beställs och vad som faktiskt levereras.

– På ett annat plan handlar det om att ta tillvara på den kunskap och den erfarenhet som tidigare upphandlingar har givit. Gör man inte det kastar man bort en massa kunskap helt i onödan.

Att uppföljningarna är så bristfälliga kan ha flera förklaringar. För det första är det helt enkelt svårt – Trafikverket har till exempel inte haft tillgång till system som klarar av att hantera de informationsmängder som är nödvändiga för kvantitativa uppföljningar.

Ofta saknas det också incitament för att arbeta med uppföljningar. Medarbetare kan uppleva det jobbigt att bli granskade och jämförda medan chefer kan vara rädda för att uppföljningar ska ses tecken på att de misstror anställda eller entreprenörer. Medarbetare som har många olika arbetsuppgifter, inte minst med regelefterlevnad, prioriterar naturligt nog det som är mest bråttom och akut.

– Bristen på uppföljning kan också ses som en reaktion mot trubbiga tillämpningar av New Public Management, NPM, där allt skulle mätas och det gick till överdrift med styrning baserad på nyckeltal.

Samtidigt, menar Ivan Ridderstedt, finns tydliga tecken på att utvecklingen håller på att vända. En orsak kan vara VTI-forskarnas enträgna forskning, som både har påvisat fördelarna med kvantitativa analyser och exemplifierat hur den nödvändiga informationen kan hanteras. I två rapporter gjorda på uppdrag av Trafikanalys visas att nya IT-system på Trafikverket kan innebära klara förbättringar när det gäller uppföljning och hantering av stora informationsmängder.

– Ambitionen finns och Trafikverket satsar stora pengar på det. I bästa fall blir det till stor nytta i kommande upphandlingar, konstaterar Ivan Ridderstedt.

Framåt vill han och VTI-kollegorna bland annat granska vad som kan vara rimliga ambitionsnivåer för uppföljningar. Ur ekonomisk synvinkel innebär även de en kostnad. Andra viktiga frågor är möjligheterna i den tekniska utvecklingen och vilka incitament som kan driva uppföljningar – och spänningen mellan kollektiva nyttigheter och enskilda arbetsinsatser.

Text: MIkael Sönne

Fotnot: Artikeln har tidigare varit publicerad i VTI aktuellt 3-2025